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Ce n’est pas évident de gérer son départ en vacances sans avoir l’impression d’avoir oublié de délivrer une information importante à son patient ou de ne pas avoir géré correctement ses prises de rendez-vous pour les plans de traitement. Acceptez que tout ne sera pas parfait avant votre départ. Nous allons essayer d’alléger votre charge mentale en réunissant des informations utiles pour que vous puissiez partir en vacances sereinement ! 🏝
Sommaire :
♦︎ Informez votre patientèle de votre départ en vacances
♦︎ Avant votre départ : Organisez-vous pour des vacances sereines
♦︎ Préparez votre retour : Dites non aux plans de traitement de dernières minutes
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✈️ Informez votre patientèle de votre départ en vacances
Avant de partir en vacances, votre organisation vous permet de gérer :
🔹 Les patients qui se trouvent en cours de plan de traitement. Vous savez lesquels de ces patients peuvent attendre votre retour ou non. Et donc prendre ces patients en priorité.
🔹 Les patients qui ont subi une intervention de chirurgie esthétique, qui seront en convalescence pendant vos vacances et qui auront certainement des questions pour vous. Veillez à prendre le temps d’apporter une information complète aux patients sur la conduite à tenir et sur les recours dont ils disposent en cas de difficulté avant votre départ en vacances. Vous pouvez indiquer que vous restez joignable (seulement en cas d'urgence) sur la messagerie instantanée de votre plateforme de gestion des patients.
🔹 Les patients qui vont souhaiter prendre rendez-vous lors de votre retour. Organisez votre calendrier de façon à ne pas être débordé en rentrant de vos vacances. Vous pouvez par exemple opter pour la consultation en ligne pour les patients qui ont besoin d’un check-up ou d’une ordonnance.
🧳 Avant votre départ : Organisez-vous pour des vacances sereines
La dernière minute, qui a inventé ça ? Elle peut causer des départs en vacances très chaotiques. Seulement quand on manque d’organisation. Faites le point sur les missions les plus importantes avant votre départ en vacances :
🔹 Dressez une liste des choses à faire en les classant par ordre de priorité.
🔹 Préparez une “To-Do-List” pour votre retour au cabinet.
🔹 Mettez à jour tous vos dossiers patients et rangez les photos avant/après dans chaque bon dossier.
🔹 Mettez à jour les papiers administratifs, les consentements éclairés pour les prochains patients, les devis, les factures.
🔹 Bouclez les dossiers urgents de vos patients.
🔹 Mettez à jour votre réponse automatique sur votre e-mail pour informer de votre départ en vacances, laisser une publication sur les réseaux sociaux, une affiche sur la porte de votre cabinet.
🔹 Un peu de rangement sur votre bureau et c’est parti !
Exemple de publication Instagram/Facebook :
Exemple de message automatique pour vos e-mails :
Bonjour,
Je suis en congés du 25 juillet au 1er août inclus. Je prendrai connaissance de vos e-mails dès mon retour.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à vous rendre sur mon site internet : Lien
Vous pouvez également prendre rendez-vous pour mon retour de congés : Lien
En cas d'urgence, vous pouvez contacter [xxxx] au numéro de téléphone : [xx xx xx xx xx].
Je vous souhaite une agréable journée,
Docteur Avery
🙅 Préparez votre retour : Dites non aux plans de traitement de dernières minutes
Dans votre pratique esthétique, vous avez peut-être rencontré des patients qui souhaitaient absolument commencer un plan de traitement avant votre départ en vacances. Si vous estimez que cela pourrait faire courir un risque quelconque, refuser ce type de demandes !
🔹 Si les soins peuvent attendre, vous pouvez proposer à votre patient un rendez-vous pour votre retour de vacances.
🔹 Regardez votre agenda pour vous rappeler les rendez-vous prévus avec vos patients lors de votre retour.
Dites également non aux dernières injections d’acide hyaluronique qui vont vous mettre en retard sur votre vol. (S'il vous plaît docteur, votre avion part que dans 2 heures !). ❌ Vous n’avez pas le temps.
Même si les vacances apparaissent comme un moment de bonheur et de zénitude, elles peuvent vite devenir stressantes si vous ne mettez pas en ordre vos dossiers patients avant de partir ! Alors, on déconnecte tout ; téléphone, tablette, messagerie..., on plonge dans la piscine et on profite 🙂
Utilisez-vous une plateforme de gestion des patients pour votre cabinet ou votre clinique ? En trouvant celle qui vous correspond, vous allègerez votre quotidien et vous pourrez partir l’esprit tranquille en vacances.
Et vous, comment organisez-vous votre départ en vacances ? Laissez-nous votre réponse en commentaire ! 👇
L'équipe NextMotion
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